9月 2015

不会做总结,就不是合格的职场人

《重新定义公司:谷歌是如何运营的》一书中介绍谷歌产品管理和营销高级副总裁乔纳森·罗森伯格在招聘人才的时候,常用的方法是让应聘者对以前犯下的一个错误进行剖析。提这个问题的目的,不是检验对方是否有先见之明,而是看对方是如何从错误中总结经验、思想是如何走向成熟的。

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作者: [美]埃里克·施密特
出版社: 中信出版社
副标题: 谷歌是如何运营的
原作名: How Google Works
译者: 靳婷婷/ 陈序/ 何晔
豆瓣评分: 8.7

很少有人能给出令人满意的答案,但一旦出现让人眼前一亮的答案,应聘者将是谷歌追逐的对象,谷歌称这类擅于总结的人为学习型人才。这种类型的员工将在工作中勇于面对变化和挑战,不断的学习新的知识,提升能力为企业发展做持久性贡献。

我们在培养员工的过程中,也常有体会,判断一个新人是否具有成长性,关键是看他/她有没有优秀的学习能力,而判断是否具备学习能力的关键,就在于他/她是否具有工作总结能力

好的总结必须是及时总结


总结对应的是计划,我们一直强调工作计划的重要性,尤其是要把计划通过“三点式”,转化为具体的工作重点、成果亮点和完成节点(感兴趣的朋友可以订阅公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“032”,即可阅读)。对计划推进和完成的情况的监督和反馈同样是非常重要的工作,这就需要进行工作总结,大到一个经营周期内企业战略实施的总结,业绩目标的达成总结、事业部年度工作总结,小到一个项目、一场活动,或者是一个新功能研发的总结。

总结必须是及时性的,只有及时总结,才能保持发现问题的新鲜感,才能让参与总结的成员有效的提出改进措施和意见,时隔十天半个月以上,当时发现的问题或者觉得很好的改进思路早就抛到九霄云外,这样的总结也就是走过场的形式主义。

对于总结,尤其是活动、研发、促销等这样的项目型的工作,我建议最好是“当场小结、次日总结”,比如活动结束后,项目总负责人当场召集分工责任人,就巡场情况做点评,同时布置次日总结的任务,让大家再进一步的思考整理活动中的得与失,有备参加总结会。

好的总结通用范式:五问法


总结的方法有千万种,不好一概而论,只要能服务于总结得失,完善流程,提高水平的目的。不过从“三点式”工作规划法延伸开来,引导团队做好总结工作,对应“抓重点、做亮点、定节点”,可以用“五问法”来做好总结提纲。

  1. 哪些工作做了,而且做的出色;
  2. 哪些工作做了,然而效果一般;
  3. 哪些工作做了,但是结果很差;
  4. 哪些工作应该做,但是没有做;
  5. 哪些工作不该做,但是做了。

根据工作计划时,提出的重点工作和时间节点、量化目标,再结合实际执行情况,根据上述五问进行总结,你会发现,这样更容易帮助梳理零散的工作过程,也容易帮助汇总总结要点。对比下来,就知道是否按照计划和指标来推进工作,接下来要加强什么,避免什么了。

好的总结需要转换成行动力


总结不是玩形式走过场,总结更不是给领导的答卷。总结的目的是为了今后类似的工作能够在之前的基础上做的更好,不要再犯同样的问题。所以总结应该及时转换为流程、规范、手册或制度,然后推广、验证,转换为团队行动力。

比如,我们网络媒体最常做的一项工作,就是现场直播。以前做这样的活动,总是这出问题,那出问题,好不容易有点经验了,换个负责人执行,又把问题再来一遍。后来要求做总结,把直播过程中我们需要注意的事情都列出来,然后根据直播的流程环节,整理成了《直播36条》,不管直播人员是否有经验,只要按照36条一一准备,基本就会顺利完成一场直播。旅游频道经常带网友外出做活动,也是漏洞百出,网友体验差,我们就根据活动筹备、活动宣传、活动现场组织、活动事后工作四部分总结出了《旅游频道网友活动操作手册》。有了这些之后,活动的顺利度大大提升,即使再有些小问题,及时总结后补充到前文提到的文档中,下一次再按照规范操作,就会得到改善,好的总结就转换成了团队的行动力。

综上所述,在职场中如果想做到能力不断的提升,就需要学会总结,从总结中发现问题、解决问题,从而锻炼自己的职场学习能力。从现在开始,培养自己做一个会总结的学习型人才吧!(完)

文:周强

微信公众号:周强笔记本 (ID:zhouqiangnotes)

优秀领导者必须知道的任务管理法——读《别让猴子跳回背上》

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不夸张的说,今天介绍的这本书改变了我团队管理非常重要的一个观念。

在此之前,我在工作中,遇到协调或者管理其他人做事情的时候,总觉得与其耽误时间沟通和解释还不一定达到想要的结果,不如自己做完了事。长久下来,表面上看起来事情暂时解决了,但实际上个人整天忙得像陀螺,疲累不堪,这次解决的问题,下次又会再次出现,而且工作上的伙伴也非都是认同和接受。尤其是带了团队之后,更是经常感觉像救火,很多事情积压在身上,推动的即难,团队的成长还慢。

直到看了这本书,我意识到我养了很多“猴子”,而且大多数都是不该我“养”的。

这本书就是威廉·安肯三世写的《别让猴子跳回背上》,这是一个著名的任务管理方法,最早于1974年就发表在《哈佛商业评论》杂志上了,并且深受英特尔、惠普、IBM,甚至美国政府机构的青睐,将其作为企业组织文化中不可缺少的一环。

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作者: [美] 威廉·安肯三世(William Oncken,Ⅲ)
出版社: 湛庐文化策划 中国人民大学出版社
副标题: 世界五百强企业管理者受益最多、赞誉最高、最生动有趣的理论
译者: 陈美岑
出版年: 2009-9
豆瓣评分: 7‍.6

到底什么是“猴子”?在回答这个问题之前,得先知道一个管理者的时间主要包括四个部分:老板占用的时间、组织占用的时间、自己占用的时间和外界占用的时间。老板和组织所指派的任务,因为绩效考评等奖惩措施,必须要完成;顾客、投资者、供应商或者政府机构等外界来的工作任务,不是很多,但也不好忽略。所以管理者的时间管理效率的提升,只好从自己占用的时间下手。但是大部分管理者没有想到的是,所谓自己占用的时间,绝大多数都被下属占用了。

比如,在工作中经常会遇到下属问领导:预算超支了怎么办?客户没同意我们的方案怎么办?新功能开发不能准时上线怎么办?活动招不到人怎么办?因为客户欠款这个月业绩可能完成不了怎么办?很多管理者被问及这样的问题时候只好回答:“我来考虑下,告诉你怎么做。”此时,那只原本在下属背上的猴子(任务) 则跳到了管理者的背上,管理者的时间被下属占了,逐渐就变成了管理者忙着救火,而下属没事做等着领导安排。

可实际上管理者的贡献应该来自于他们的判断力与影响力,而不仅仅是他们个人投入在工作中的时间长短与埋头苦干的程度。之所以管理者会忙着救火的原因,就是没有妥善的管理好猴子。这个猴子不是上述问到的问题,也是工作的项目或者方案,它是项目、方案与问题中要展开的下一个步骤,可以称之为任务。对于每个猴子(任务)而言,都有两方的参与者介入,一个是执行者,一个是督导者。

回想之前工作中秉持的“与其耽误时间沟通和解释还不一定达到想要的结果,不如自己做完了事”观点,实际上我是主动到处抓别人猴子,而团队里的员工却因此没有锻炼解决问题的能力,失去了培养独当一面的成长机会,这是双输的局面。而现如今在团队管理中,我则更原因运用安肯的猴子管理制度,好好的将工作分配给对应的责任同事,我也在遇到上文所述的问题时,反问一句:“你的解决办法或者建议是什么?”,我更由此逐步形成了“抓重点、做亮点、定节点”的任务管理方法(感兴趣的朋友可以订阅公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“032”,即可阅读)

安肯的猴子管理制度核心包括两个部分:

有关授权的“安肯自由量表”


你不能只是将任务布置给下属就不再管了,作为任务的监督者,你必须先确定下属有能力处理好任务,而安肯自由量表就是给予他们授权级别,培养他们的独立解决问题能力。管理者要培养下属从第1层和第2层,提升到第3层之上,这样团队可以人尽其才,成员开始自我实现,他们开始掌握如何拟定与提出想法,并逐步实现在恪守团队原则的情况下自我管理和自我领导。

  1. 等待指示——连该做什么都不知道;
  2. 请示要做什么——知道该做什么,但不知道该怎么做;
  3. 提出建议,按照裁断的结果行动——能提出备选方案,但需要主管进行方案选择;
  4. 行动,但需立即指示——能决定合适的行动方案,但具体执行时会随时请示;
  5. 独立行动,主管只需要看他的例行报告。

有关督导的“喂养猴子的六大规则”


划分清楚照顾猴子(执行任务) 的责任,根据“安肯自由量表”给予下属明确的行动授权,只能够让猴子活下来,却不足以让猴子茁壮成长。所以还需要和团队成员一起训练,通过下列六个规则提升任务完成的效率和质量。

  1. 定时喂养、确保猴子不饿死;
  2. 找出需要喂养的猴子,让下属喂养,猴子数量不要过量;
  3. 必须是下属逐级喂养猴子,主管不要乱喂;
  4. 突发生可以改喂养猴子的时间,不视为延误;事情无进展不能成为失约的理由;
  5. 面对面喂养猴子,共同阅读备忘录;
  6. 缩报告到1页,以便立即开展对话。

安肯的猴子管理制度是提供给管理者让他们提高工作效率的重要工具,《别让猴子跳回背上》所传播的论点,就是教导管理者在处理与团队下属关系时该采用的方法,它是让管理者从“自己做”的个人能力尖兵转变成“团队做”的优秀领导者的秘密武器。(完)

坚持做件事情比开始做件事情难多了——写在「周强笔记本」200天

200天

写这篇文字的时候,很高兴微信公众号“周强笔记本”又坚持了100天,从3月5日至今,坚持连续每周二、四发布一篇原创文章已经超过200天,累计56篇共计10万余字。这是一个对自己死磕的试验,也是一个对自我管理的修炼。

在第二个100天里,微信公众号后台的留言逐渐增多,有提问的,有鼓励的。其中不少希望分享下怎么坚持书写的,这段时间下来,我最大的感受就是:都说万事开头难,其实坚持做件事情比开始做件事情难多了

之前写到的一篇文章,《跑步,是认识自己最美的速度——跑步两周年小记暨初跑者坚持下来的8种办法》(感兴趣的朋友可以订阅公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“033”,即可阅读),我是从2013年8月开始跑步的,开始做这件事情觉得很难,迟迟不愿迈开腿,然而一场突如其来的不适,最终还是让我跑起来。不过我想即使不是这个原因,也有可能因为体型变形,或者仅是加入一个跑步QQ群,都会让我跑起来。开始一件事,并没有想象的那么难。最初,买装备、刷记录、泡跑友圈,让自己保持了一段时间,几乎每周都会跑个四、五天。

二、三个月之后,热度下去了,休跑的理由也多起来了,望着越来越落下的跑步计划,厌跑和放弃的情绪越来越浓,都忘记了当初为什么要跑。

坚持在“周强笔记本”微信公众号上发原创文章,也有一样的过程。一开始发力,写了几篇洋洋洒洒的文字,收获不少好评。第二个100天,就分明有点写得费力,疲于应付的感觉,有时候甚至拖延到推送日的早晨,才勉强成文。尽管已经定了写作计划和提纲,还是时不时冒出来“要不这期不发了”的念头来。

其实,每个人内心都养着一个懒鬼,它总是在我们正在持续做某件事情的时候,掐准了兴奋度消退的拐点,立即制造各种不适让你的坚持显得很脆弱,每一次的中途放弃,都会把这个懒鬼养得更大,而下一次它的邪力也就更强,让你更难坚持。这个懒鬼,我们从小开始养了多时,所以坚持做件事情,比开始做件事情难多了。如果你不和自己死磕,如果你不对自己修炼,只会越来越难。

每每到最难坚持的时候,我就提醒下自己,再坚持一下,不能喂大心中的那个懒鬼,要和自己死磕,通过修炼提升。比如坚持写东西这件事情,就需要保持一个平稳的节奏,多多少少,好好坏坏都写下去,哪怕文章不那么观点鲜明,不那么行云流水。有了坚持,就有了积累,才有可能厚积薄发。而中途放弃了,等着你的只会是遗憾或者遗忘。

想要长久的做件事情,不仅能闪得起光芒,还能经得起平淡,把握好坚持的节奏,方能有所收获。写字如此,健身如此,学习如此,事业如此,感情亦是如此……

是为第二个100日总结,并和各位朋友共勉。(完)

2015年9月22日


延伸阅读:写在「周强笔记本」100天:有策略的坚持

本文为《周强笔记本·第二辑》序

欢迎下载本书稿电子版(微信用户请点击右上角… 选择 “在浏览器中打开” 既可)

↓ 周强笔记本2

这10招周末时间分配术,让你的休息日更充实

李奥尼德·阿夫列莫夫

在上一篇《如何安排好你的周末假期生活?》中和大家分享了周末假期的“休活”概念,方法有两点:① 周末休息日开展你最喜欢的活动;② 利用周末休息日的兴趣爱好活动,拓展人脉关系。而在短暂的周末两天时间里,如果不安排好时间,别说很难达到“休活”的效果,甚至还会在星期天的晚上,一边懊恼又稀里糊涂浪费了两天假日,一边忧郁于即将到来的星期一工作日。

做好周末的时间分配很重要,这里和大家分享我的一些建议:

  1. 周五不是放纵日。尽量不要熬夜,为周末早早准备好计划和储备充沛的体能;
  2. 利用好周末的清晨吧。早早起床,不仅可以找一条小区周边景色怡人而平时很难逛到的小路漫步晨跑,还可以来一场早点美食攻略,全家到全市最著名的早点街,享受市井闲适生活。当别人懒觉到十点的时候,你已经比他们多了三、四个小时的周末时光;
  3. 周六是比较好的家庭日。如果孩子还小,那就和家人在好天气的日子带着孩子到湖边、爬爬山、逛公园…多多的接触户外;天气不好的话,看儿童剧、逛书店也是很好的亲子活动。没有孩子的话,可以设计下二人世界的活动,比如逛逛花鸟鱼虫市场、去博物馆、订很久前就想吃的美食餐厅,饭后跟着看场电影。需要提醒的是,每个月最好能有一次带着父母的家庭日活动;
  4. 周六的下午或者晚上是很好的兴趣活动交际时间。浏览下豆瓣同城,看看有没有什么有趣的活动参与下,寻找同好的兴趣小组,认识不同领域有趣的新朋友吧。或者,你也可以提前约下有段时间没联系的老同学、闺蜜死党,找上一个有特色的咖啡店、时尚餐饮店畅谈许久;
  5. 把高强度的运动健身安排在周六。最好选择足球、篮球、羽毛球、网球、高尔夫球这样需要群体参与的体育项目,不仅锻炼了,还能起到交流联络的作用。尤其是过了三十岁后,更应该注重锻炼,寻找一个感兴趣的运动坚持下去,会对身材的保持,健朗的体魄大有裨益;
  6. 日上午适合做家务、读闲书等居家活动。打扫、整理、换洗,需要定期和家人分工做的家务,虽然很累,但整洁干净的环境会让你心情舒畅。还可以泡杯好茶,和家人约定好这段时间是家庭读书的时间,每个人选择自己喜欢的书,各自选择舒服的位置静静的读上一段时间;
  7. 周日下午就需要安排一些能让你能轻松、平静下来的事情了。比如按摩、理发、洗浴等个人护理的事情。也可以在这个时间段安排个人兴趣才艺的培训,比如绘画、音乐、花艺、烘培等。这样能够为周末休闲生活划上一个句号,还可以为工作的开启提前找状态;
  8. 周日晚上是下周行事日程安排的时间。写写周记,总结本周的所思所想,再花上一些时间规划下周工作和生活上需要做的重要事情,记好备忘,为新的一周做好准备。这些做完,早早的上床,读读书休息吧;
  9. 每隔一段时间可以计划周末的中短途旅行。比如二个月左右或者一个季度内,最好周五下了班就能出发的三天两夜之旅。为了更有趣,可以设计些主题,比如周边城市的博物馆之旅、当地TOP10美食之旅、最喜爱的话剧演艺之旅、书展之旅、特色旅游节日之旅、好酒店度假之旅……有心的话,提前做些攻略,事后整理下电子相册,还可以把行程写成游记和大家分享;
  10. 最后一条实际上是让大家补充的。大家可以参考我上面提到的时间安排,根据情况做适合自己的日程表。关键还是要修炼好周末时间分配术,提前订好计划。正如我在《如何安排好你的周末假期生活?》一文中说的,提前安排计划的假期,你和家人都会很开心,觉得过的很充实,而那些忽略了计划的假期,会因为虚度而心情低落。

改变以往度周末的时间安排观念,活用周末时间分配术,用“休活”的理念,给自己设计一个有效的休息日吧,这样你肯定不会在星期天的晚上懊恼于两天的虚度,更不会忧郁于周一工作日的来临。最后有彩蛋,订阅并打开微信公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“周末”,给你再看一篇我很喜欢的日本著名管理学家、经济评论家大前研一先生写的《周末时间分配术》。(完)

文:周强 / 题图:李奥尼德·阿夫列莫夫——继梵高之后,当代最著名的现代印象派艺术家

微信公众号:周强笔记本 (ID:zhouqiangnotes)

如何安排好你的周末假期生活?

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文/周强(微信公众号:周强笔记本)

有段时间,一到周末或者小长假,我就会莫名的焦虑,尤其是无所事事的过了一多半假日时光后,更会越发郁闷,直到假日快结束的最后一个晚上,后悔难得的周末或假期竟然什么都没做就没了,休息日没得到收获和好心情,还得带着怨气准备新一周的工作。

后来发现,出现这种状况的原因是我并没有对周末如何过提前做好计划。以至于抱着“到时候再说”的想法,睡懒觉浪费了上午,想干嘛继续浪费着下午,上网看视频又霸占了整个晚上,偶尔被家人拖着做其他事情,又发现不是自己想做的,耍了脾气没了心情。

从那后我开始尝试着计划周末或小长假的计划,在没有工作安排的空余时间里,会安排运动健身、亲子家庭时间、读书协作、外出美食、旅行等活动。往往提前安排计划的假期,我和家人都会很开心,觉得过的很充实,而那些忽略了计划的假期,还是会因为虚度而心情低落。

不光我一个人有上述的体验吧。周末假期怎么过,应该是上班族最常遇到的问题之一,也应该是最值得好好考虑的问题。如何利用这段时间,做喜欢的事情、有意义的事情,让自己有收获,让心情更开心。

刚好最近看到一本书——《休活:下班后的新活法》,本书作者大田正文,是日本的一名普通上班族。在本书中他首次提出了“休活”的概念。“休活”是指普通人的“周末休息日活用法”,任何人都能利用它改变自己、改变人生。方法只有两点:① 周末休息日开展你最喜欢的活动;② 利用周末休息日的兴趣爱好活动,拓展人脉关系。

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作者: [日] 大田正文
出版社: 中信出版社
副标题: 下班后的新活法
译者: 黄开彦
豆瓣评分: 7.0

书本很薄,也很易读,作者先从自身的一个故事讲起:大田和妻子结婚后搬到东京,他一直过着“工作”和“家庭”两点一线的宅男型普通职员生活,一晃五年过去了, 他忽然发觉周末外出成了妻子的惯例:“我这周约了朋友吃饭”,“这周有模特的兼职”等等。妻子在平时工作之余,通过休息日里的模特工作充实着自己的人生,结交了不少朋友。而他在东京除了工作,没有一个朋友。

“再这样下去的话,中年以后就要被老婆甩了。”于是作者开始了休活的修炼,建立了1000多人的人际关系,主持5个学习交流会的“人气王”。

建立第三领域


如果是以双休计算的话,再加上11个法定节假日,一个人一年会有115个休息日,几乎一年的三分之一的时间都是可以自由支配的,的确是应该好好利用,计划起来,用这大段时间去做你喜欢的,让你能提升的事情,建立属于你的,除工作和家庭之外的“第三领域”。这是“休活”的要领,因为“第三领域”,可以保持你生活的平衡,扩展你的人际关系,激发你的潜力。

从“终点”倒数人生定目标


从年轻时起你就要设想一下去世那一瞬间的情景:‘在哪里’、‘身边有谁’、‘给这个世界留下了什么’、‘怎样离去’,等等。然后从死亡那一刻倒数,思考现在的人生。明确了自己的人生目标和剩余的时间,你才更清楚在100%可支配的休活时间里应该做些什么。

当然,作者也非常认同“一日之计在于晨”,在休息日里早起的诀窍里,大田的方法和我前文提到的一样,做一个让人“值得期待的假日计划”。如同我们小时候学校组织假日郊游一样,第二天一定会比上学起的还早。

主宰休活的五大战略


  1. 心动不如行动,不管做什么事情,多坚持,坚持半年,你一定会不一样的变化。当你做自己喜欢的事情,本身就有巨大的优势。
  2. 总要比别人走快“半步”,哪怕是新认识的朋友,也要想办法及时联系上,发邮件、聊微信、QQ,增加印象。
  3. 给自己打上鲜明的标签。比如你应该有2个以上的兴趣爱好,将二者结合起来,你也能确立自己特有的定位。
  4. 要与志同道合的朋友们分享和合作。这样就可以发挥出百倍于你个人的力量、使你的人生更加多姿多彩。
  5. “偷懒的时间”为代价,才能真正的通过休活打造个人实力,学到本领。

获得另一半的支持


要想“休活”能够有很好的效果,不能缺少家人,特别是另一半对你的理解与协助。对已婚者来说,假期本来就是为家庭服务的时间;对恋爱的人来说,假期也应该优先考虑另一半。对另一半不给予任何关心就将假期用于“休活”的话,对方肯定怒气冲冲、大发雷霆。而获得支持的方法则是:

  1. 与另一半交流体活中你想做的事
  2. 另一半表现你对家庭的责任(做好家务)
  3. 她拉入你的休活
  4. 试着投入她的休活
  5. 子也是休活的一部分

(完)

文:周强 / 题图:乔治·修拉作品《大碗岛的星期日下午》
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