写好工作日志是最基本职业能力,抓好工作日志是最基本管理手段-周强笔记本

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相当多的公司都会要求员工写工作日志,有的甚至抓的很严,和赏罚挂上了勾。尽管把工作日志当作一种管理手段,初衷很好,想的也很理想,但相当多时候,写日志对于员工来说,特别嫌麻烦,要不寥寥数句,敷衍了事,要么拷贝粘贴,千篇一律,要么干脆写着写着就不写了。

为什么工作日志这么“令人讨厌”呢?所有原因无外乎三点:不知道为何写,觉得每天不就做那些事吗,实在没什么值得写的;不知道为谁写,觉得这是写给领导看的,领导方便监控员工的工作进展;不知道怎么写,乱记一通没个章法,对工作实在没大作用。

为什么写工作日志?


其实工作日志有三个作用:

1、帮助自我管理提升:它能帮助自己反思回顾一天的工作,养成良好的工作习惯,通过文本方式来理性看待自己的工作方式与技巧,从中找到自己薄弱点,好好弥补加强。因此可以说只有做好了工作日志才能有目的且持续化地提升自己的能力;

2、帮助团队交流协作:工作日志承载着团队中每个人一天的工作信息,是团队最高效便捷的沟通工具。通过文本的交流,可以让上级明确自己正在处理的事务进展情况,了解自己遇到的困难,从而利于上级对自己的工作进行指导与协调。

3、帮助管理者进行管理:团队成员每日的工作汇报,保留了工作事务的状态和进展记录,可以在需要的时候进行查询与追究,方便管理者发现问题、分析问题和解决问题。

怎么写好工作日志?


正因为工作日志是团队交流协作的一个重要工具,所以好的工作日志需要一个规范的格式,而不是乱记一通没有章法,这样一方面便于自己有条例的进行自我管理,另一方面也便于其他成员的理解和沟通。

最常用的工作日志格式,是来自日本的一种工作记录方法——KPT大法,一则合格的日志由三部分组成:

Keep:当前你正在做的事务或项目的正常描述;

Problem:你今日所遇到的问题;

Try:你准备明天要尝试的解决方案;

这三个部分就组成了一份清晰明了的工作汇报,这样的汇报既能充分体现你当前的工作状态,又能层次分明地向领导和团队其他成员传递工作中遇到的问题、需要的帮助与下一步的工作计划。下面是一个参考的简单例子:

日志提报:XXX日志日期:2015-11-24

K:

1、根据市场部的反馈意见,完成XXX活动的招商说明书(V3.2);

2、修改完善活动执行规范(No.20151124),并提交收集反馈意见;

3、开始草拟YYY项目的活动执行方案

P:

YYY活动中,A广告公司报价超出预算

T:

明天再找两家广告公司的就方案报价

还有几点需要补充的:


  1. 工作日志的格式不一定严格按照上述格式把K/P/T分三段写,也可以把K/P/T汇总到一起写在一个工作条目里来;
  2. 正在做的事务或项目一定捡重点记录,琐碎和每天都进行的常规工作,不需要每天在日志里拷贝粘贴;
  3. 遇到的问题最好主动分析下原因,这样可以锻炼你把握问题的能力;
  4. 提出下一步工作计划的时候一定要有时间节点,没deadline的工作会让你效率低下;
  5. 工作日志是一个很好的管理沟通工具,主管一定要认真阅读每位员工的日志,并及时给予反馈,无论是工作进展的点评和问题解决的指导;
  6. 工作日志日积月累连贯起来,能够帮助主管和员工自己了解他/她的性格、能力和潜力,它是每位职场人职业生涯的记录,所以养成坚持记日志的习惯对职业成长大有裨益;
  7. 写好工作日志是最基本的职业能力,抓好工作日志是最基本的管理手段。因此不会写日志的员工和不会用日志的主管都不合格;
  8. 善用一些协同共享的工作日志软件,帮助提升日志记录、共享和分析的效率。比如印象笔记、有道笔记、日事清等。(完)

文:周强 /

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