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写好工作日志是最基本职业能力,抓好工作日志是最基本管理手段

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相当多的公司都会要求员工写工作日志,有的甚至抓的很严,和赏罚挂上了勾。尽管把工作日志当作一种管理手段,初衷很好,想的也很理想,但相当多时候,写日志对于员工来说,特别嫌麻烦,要不寥寥数句,敷衍了事,要么拷贝粘贴,千篇一律,要么干脆写着写着就不写了。

为什么工作日志这么“令人讨厌”呢?所有原因无外乎三点:不知道为何写,觉得每天不就做那些事吗,实在没什么值得写的;不知道为谁写,觉得这是写给领导看的,领导方便监控员工的工作进展;不知道怎么写,乱记一通没个章法,对工作实在没大作用。

为什么写工作日志?


其实工作日志有三个作用:

1、帮助自我管理提升:它能帮助自己反思回顾一天的工作,养成良好的工作习惯,通过文本方式来理性看待自己的工作方式与技巧,从中找到自己薄弱点,好好弥补加强。因此可以说只有做好了工作日志才能有目的且持续化地提升自己的能力;

2、帮助团队交流协作:工作日志承载着团队中每个人一天的工作信息,是团队最高效便捷的沟通工具。通过文本的交流,可以让上级明确自己正在处理的事务进展情况,了解自己遇到的困难,从而利于上级对自己的工作进行指导与协调。

3、帮助管理者进行管理:团队成员每日的工作汇报,保留了工作事务的状态和进展记录,可以在需要的时候进行查询与追究,方便管理者发现问题、分析问题和解决问题。

怎么写好工作日志?


正因为工作日志是团队交流协作的一个重要工具,所以好的工作日志需要一个规范的格式,而不是乱记一通没有章法,这样一方面便于自己有条例的进行自我管理,另一方面也便于其他成员的理解和沟通。

最常用的工作日志格式,是来自日本的一种工作记录方法——KPT大法,一则合格的日志由三部分组成:

Keep:当前你正在做的事务或项目的正常描述;

Problem:你今日所遇到的问题;

Try:你准备明天要尝试的解决方案;

这三个部分就组成了一份清晰明了的工作汇报,这样的汇报既能充分体现你当前的工作状态,又能层次分明地向领导和团队其他成员传递工作中遇到的问题、需要的帮助与下一步的工作计划。下面是一个参考的简单例子:

日志提报:XXX日志日期:2015-11-24

K:

1、根据市场部的反馈意见,完成XXX活动的招商说明书(V3.2);

2、修改完善活动执行规范(No.20151124),并提交收集反馈意见;

3、开始草拟YYY项目的活动执行方案

P:

YYY活动中,A广告公司报价超出预算

T:

明天再找两家广告公司的就方案报价

还有几点需要补充的:


  1. 工作日志的格式不一定严格按照上述格式把K/P/T分三段写,也可以把K/P/T汇总到一起写在一个工作条目里来;
  2. 正在做的事务或项目一定捡重点记录,琐碎和每天都进行的常规工作,不需要每天在日志里拷贝粘贴;
  3. 遇到的问题最好主动分析下原因,这样可以锻炼你把握问题的能力;
  4. 提出下一步工作计划的时候一定要有时间节点,没deadline的工作会让你效率低下;
  5. 工作日志是一个很好的管理沟通工具,主管一定要认真阅读每位员工的日志,并及时给予反馈,无论是工作进展的点评和问题解决的指导;
  6. 工作日志日积月累连贯起来,能够帮助主管和员工自己了解他/她的性格、能力和潜力,它是每位职场人职业生涯的记录,所以养成坚持记日志的习惯对职业成长大有裨益;
  7. 写好工作日志是最基本的职业能力,抓好工作日志是最基本的管理手段。因此不会写日志的员工和不会用日志的主管都不合格;
  8. 善用一些协同共享的工作日志软件,帮助提升日志记录、共享和分析的效率。比如印象笔记、有道笔记、日事清等。(完)

文:周强 /

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让领导做选择题,给下属做论述题

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文/周强(微信公共号:周强笔记本)

在职场中经常会遇到一种类型的员工,就是当接受工作,或者遇到问题的时候,总是跑到领导那里问“怎么办”,让领导来分析问题并给出具体的解决办法,这好比让领导解答考卷上的论述题。

当然如果是新员工,可以理解这样的情形,新员工培训和“一对一”帮扶,让新人尽快熟悉工作,自然会减少“怎么办”的情形。但对于一个在公司比较久、有了一定工作经验,甚至已经担当项目负责、甚至主管的老员工来说,就不能甘愿当一名“怎么办”员工了。

“怎么办”员工中有些人是不思考、没想法,习惯性爱问“怎么办”。还有些是自己有想法,但是因为不愿意承担工作的风险,不愿意把观点说出来,干脆向上司请示,无论结果怎样,反正责任不在于自己,都是按照领导说的办的。

对于第一种“怎么办”员工,自己不积极思考,找不出解决问题的路径,每个问题都要去问别人,如果不问,就没有进展,这样的人很难取的工作信赖,也就很难被安排具有挑战性的工作,自然就不会进步。

而第二种“怎么办”员工,尽管一开始有自己的想法,事情进展顺利,也没办法体现你的能力,当事情进展不理想时,如果爱讲“我当初可不是这么想的……”,更让团队讨厌,时间长了也会慢慢变的懒得思考了。

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图:“怎么办”员工如同木偶,提拎一下才动一下

不管怎么样,作为骨干员工,切记不能让自己变成“怎么办”下属。能够让自己得到锻炼和赏识,在职场更具职业性,最关键的就是,要培养自己分析问题和解决问题的能力。接受一份新工作,遇到工作中的问题,需要请示领导的话,一定要细致了解问题相关各环节,并拿出可行的解决办法。

一个标准的汇报格式会是:“就XXX问题,通过了解分析,我认为出现这个问题的原因是……,会影响……,如果要解决它的话,可以有A方案、B方案、C方案……,我的建议是B方案,因为……”,这样的话,让领会来做选择题,更有助于领导做出决策,帮助你解决问题。

即使不一定有信心解决问题,也应该在自己能力范围之内分析、思考,最后也要形成“我建议可以这样做”的汇报。即使有差池,一来锻炼了自己的分析能力,二来也能够通过和领导的交流了解更多问题背景和信息,帮助接下来进一步的完善解决办法。

相对应的,一个合格的领导,当布置新工作或者员工遇到问题的时候,不能一味的发号指令,“这么办”领导会扼杀员工的思考,让他们养成依赖感,应该启发和帮助员工,事先和员工设定目标、确定原则或标准,制定好督导反馈的制度后,放手让员工发挥主观能动性去完成工作。

当下属在遇到问题的时候,最该给予帮助的不是具体解决的方法,而是引导员工建立分析问题并拿出解决问题的思路,如同考试中去做论述题一样,充分的解题之后得出的结论,会让员工有很大的成就感和能力的提升。

所以,在职场中,怎样才能让自己成长的更职业,其中很重要的一条就是:不做“怎么办”下属,让领导做选择题;也不做“这么办”领导,培养下属做论述题(完)

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文:周强 /

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曾国藩:一个优秀职业经理人的自我修养

曾国藩庆贺太平晏

文/周强(微信公共号:周强笔记本)

1868年12月27日,对于58岁的曾国藩来说,是一辈子都难以忘记的日子,从他28岁中进士,入翰林院开始,30年的宦海生涯,在这一天达到了顶峰。之前若干年组建湘军、大战太平军、攻克南京、追剿捻军、主办洋务所取得的丰功伟绩,仿佛都是为了这一天做铺垫。

就在这一天,他终于第一次见到了清帝国最高领导人——慈禧太后,并得到了属于汉臣集团的,前所未有的褒奖和殊荣。如果把大清帝国比喻成一个企业集团,曾国藩相当于作为集团的核心高管、最优秀的职业经理人代表,接受了集团董事长最隆重的召见和嘉奖。

曾国藩作为清王朝“同治中兴”的核心功臣,灭太平奠定稳定局势,弘儒道拢聚士子人心,启洋务开辟发展基石。他是名副其实的晚清第一重臣,更是“修身齐家治国平天下”的典范。梁启超甚至认为曾国藩是“岂惟近代,盖有史以来不一二睹之大人也已;岂惟中国,抑全世界不一二睹之大人也已。

曾国藩
图:曾国藩肖像

曾国藩初涉职场做了12年京官,仕途一帆风顺,官职从七品一直升至正二品。紧接着奉旨组建团练,从中央到地方,从文官到武将,职业发展发生大调整,虽多波折,但仍官至两江总督、直隶总督、武英殿大学士,封一等毅勇侯,可以说发展到了清帝国这个“集团企业”职业经理人的最高阶,那么他除了在学习思考的通识能力和当官带兵的专业能力上下足了功夫外,还进行了哪些能力的自我修养,从而提升职场能力,才使得自己能够成为大清帝国的最优秀的职业经理人呢?

自我管理决定职场发展的厚度


自我管理是一个人对自己的目标、思想、心理和行为等等表现进行的控制和管理,通过对自我的有效管理,可以充分开发人的潜能,提升职业能力,良好的自我管理能够奠定职场修养的基础,让职业发展都有动力和持久力。

曾国藩多年来一直坚持记日记来进行自我管理,通过对每天言行进行检查、反思,不断给自己提出更多要求:要勤俭、要谦逊、要仁恕、要诚信等,力图将自己打造成当世圣贤。同时他又是一个”知行合一”的坚定执行者,所有的自我管理、检查反思不仅仅停留在日记本上,更贯彻到日常的行动中来。

举个例子,在曾国藩非常年轻的时候,就为自己制订了严格的“日课十二条”修身计划。内容主要有:

  1. 主敬:无事时整齐严肃,心如止水;应事时专一不杂,心无旁骛。
  2. 静坐:每日须静坐,体验静极生阳来复之仁心,正位凝命,如鼎之镇。
  3. 早起:黎明即起,决不恋床。
  4. 读书不二:书未看完,决不翻看其他,每日须读十页。
  5. 读史:每日至少读《二十三史》十页,即使有事亦不间断。
  6. 谨言:出言谨慎,时时以“祸从口出”为念。
  7. 养气:气藏丹田,修身养性。
  8. 保身:节劳节欲节饮食,随时将自己当作养病之人。
  9. 日知其所亡:每日记下茶余偶读一篇,分为德行门、学问门、经济门、艺术门。
  10. 月无忘所能:每月作诗文数首,不可一味耽搁,否则最易溺心丧志。
  11. 作字:早饭后习字半小时,凡笔墨应酬,皆作为功课看待,决不留待次日。
  12. 夜不出门:临功疲神,切戒切戒。

如此这般严格自我管理,提升职场能力,可以说为曾国藩日后的职场发展之路奠定了坚实的基础。

团队管理决定职场发展的高度


成为超级业务骨干,一定不是一个人做的好,而是能够培养一批优秀的人,带着团队一起成为中坚力量。优秀的职场人都信奉“成就别人,成就自己”的道理。

在湘军和太平军激战的日子里,曾国藩作为主帅,很少过问将士具体的作战过程,只是从大势上去把握战争的走向,他的工作重点,主要放在粮饷供给,湘军与朝廷、地方的关系处理以及选拔和培养人才上。尤其在人才和团队管理上倾注了大量的心力,也收获了许多优秀的人才以及一支军纪严明、能征善战的湘军队伍。

曾国藩的团队中,人才济济,囊括了政治人才、外交人才、科技人才、文化人才四大类。这些人在跟随曾国藩立下功劳之后,很多人迅速升迁,成为朝廷大员或地方官吏,从而形成了晚清政局中举足轻重的势力集团,其中最著名的有李鸿章、左宗棠、沈葆桢、丁日昌、薛福成、彭玉麟、刘铭传等人。

而且曾国藩对于招徕人才,还形成了自己一套有效的方法论,他概括为八个字:“广收、慎用、勤教、严绳”。广收,就是广泛延揽人才。慎用,就是量才取用,务求慎重。勤教,就是经常进行督导和教诲。严绳,就是立法度,上规矩,严加管束。人才经“广收”而济济,又因“慎用”而得所,辅以“勤教”和“严绳”,就能培养出人才全面,能力出众,效率突出,能做大事的好团队。

家庭管理决定职场发展的温度


工作和家庭的平衡是职场中很重要的一个话题,事业的发展离不开家庭的支持,而事业的成功很大程度上也体现在回报家庭,提升家人幸福感上。如何管理好家庭,有一个和谐美满的家庭氛围,能够让你的职场发展更有温度。相反,若以“工作忙、应酬多”为借口,有意或无意的逃避对家庭的责任,到头来很可能得到的是对父母的愧疚、对伴侣的失责、对子女的遗憾。

曾国藩一生虽忙于从军、从政,但对于家庭教育却一刻也未放松。这一点,从留存后世的《曾国藩家书》中既可以一窥管豹。《曾国藩家书》共收录家书435篇,包括修身养性﹑为人处世﹑交友识人﹑持家教子﹑治军从政等,上自祖父母至父辈,中对诸弟,下及儿辈。

曾国藩家书

作者: 曾国藩 著 / 李瀚章 编撰 / 李鸿章 校刊

出版社: 中国书店

出版年: 2011-9

豆瓣评分: 9.5

曾国藩的家庭教育思想既贯穿了传统的儒家教育理念,又事事处处具体、务实,具有实践性。首先,他注重父慈子孝、兄友弟恭的家庭氛围。其次,他将子女的品德培养植根于勤,戒奢以俭。第三,他注重对子弟的能力培养,只有教育他们成为“读书明理之君子”才能成为高素质、有才干的人。进可以入官场,干大事;退可以安身立命,成为自食其力的人。

这里有个小故事可以看出他对家庭管理的心细和认真:一天晚饭之后,曾国藩亲笔工工整整地给女儿写了一份清单,细致地提出了这样的要求:早饭后:做小菜点心洒酱之类(食事);巳午刻:纺花或绩麻(衣事);中饭后:做针凿刺绣之类(细工);酉刻:做男鞋女椎或缝衣(粗工);吾家男子于“看”、“读”、“写”、“作”四字缺一不可,妇女于“衣”、“食”、“粗”、“细”四字缺一不可

小结


学习、提高谓之修;培育、锻炼谓之养,修养是人们为了获得能力或品质所进行的自我学习、磨炼、改造和陶冶,它是人的综合素质,是助力成长的核心力量。人们在职场上的发展,关键是要提高职场能力的自我修养。

通观曾国藩的职业生涯,从七品小吏的职场新兵到位极人臣的最优秀的职业经理人,这一经历给现代的职场人,尤其是正在向上发展的职业经理人以启发:优秀职业经理人=通识能力+专业能力+自我管理能力+团队管理能力+家庭管理能力

“知行合一”的自我管理能力,能够让职业人厚积薄发,积累发展的才能;“勤教严绳”的团队管理能力,能够让职业人贤能多助,积累发展的动能;“修身齐家”的家庭管理能力,能够让职业人家和事兴,积累发展的势能(完)

推荐阅读:由李鸿章的宦海一生重新定义什么是职场成功


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主题阅读:

  1. 曾国藩 著/李瀚章 编撰/李鸿章 校刊:《曾文正公家书》(豆瓣评分:9.5)
  2. 梁启超:《曾文正公嘉言钞》(豆瓣评分:9.1)
  3. 唐浩明:《曾国藩》(豆瓣评分:9.1)
  4. 赵焰:《晚清有个曾国藩》(豆瓣评分:7.8)
  5. 谭伯牛:《战天京》(豆瓣评分:8.5)

文:周强 / 题图:清末年画《曾国藩庆贺太平宴》,正中榻上坐着李鸿章(左)和曾国藩(右)。

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会交办的领导值得跟,能交办的下属值得带

交办

日本人写书,尤其是写管理类的书,往往是一个道理,翻过来倒过去,掰开来揉起来,说的很细,他们还喜欢用图表把观点可视化,所以这类书都比较薄,而且比较易读好懂。

比如小山龙介《整理的艺术》系列、山下英子《断舍离》系列、熊谷正寿《记事本圆梦计划》系列、畠山芳雄《这样的干部辞职吧》系列等,还有很多个人管理、职场管理的畅销书作家,比如胜间和代、大前研一、稻盛和夫等等,也是这种风格。顺便提下,我接下来准备写个系列,来介绍这些日本作家和他们作品,和大家分享下这些实用的个人管理和企业管理的方法。

今天介绍的《交办的技术》,以及作者小仓广先生的其他作品,也属于此类书籍。所以当拿到书的时候,腰封上不出意外的赫然写着“当主管该懂的带人诀窍”、“26张实用图表让管理事半功倍”等宣传口号。本书介绍的管理话题则是职场最常见的管理问题——“工作交办”。

交办的技术

作者: [日]小仓广
出版社: 北京联合出版公司·后浪出版公司
副标题: 职场晋升第一课
原作名: 任せる技術
译者: 林佑纯
出版年: 2015-6
豆瓣评分: 8.5

管理者经常面临工作应该交办给谁、怎么交、如何跟进等问题,交办工作顺利与否成了管理成败的关键环节。上述的恶性循环不是个别案例,它普遍出现在初任管理者的群体里,甚至担任很久的管理者,也因为掌握不了交办的方法,工作推进不下去,心生“厌恶管理综合症”。这种症状表现为:

  1. 与其费半天口舌沟通协调安排工作,还不如我自己半小时搞定它;
  2. 安排下去的工作,交上来的总不能让人满意,最后还得我返工;
  3. 员工总拿“我不会”来搪塞,事情不能再拖了,只好我自己搞;
  4. 安排下属的事情,遇到问题了也不及时反馈,结果还得我收拾烂摊子;
  5. 早就想提升工作效率,却忙到不知道该从哪里着手,只好拖着;
  6. 自己工作已经忙到死,还要到处帮部下救火,真不想当主管了;
  7. …………

看到上面的种种症状,是不是你已经中招了?这些都是作为管理者,不会交办工作的问题。所以,“把工作交办出去”是当了管理者,第一件要学习的事情

如何把工作交办下去?这的确是个很吸引人的话题,之所以能引起很多职场人的共鸣,是因为如果工作交办不下去,所有的工作都得自己扛起来,累成狗不说,还得承担公司给了你团队,却得到人工效能考评低,不会管理的差评;另一方面,员工得不到锻炼机会,无法成长起来,在下一次的交办时,又无法胜任,长此以往,形成恶性循环。因此,克服交出工作的心理障碍,并掌握相关技巧,就是每个主管必须要会的基本技能。

小仓广先生是日本著名的人力资源专家,被称为“培养人才的专家”。在《交办的技术》一书中,他以丰富的职场案例、26张实用图表,分享了交办工作的7大方法28个技巧:

1、交办工作不用等到部属已经学会了。成长是逼出来的,适度的“拔苗助长”,要敢于把工作交办给部属,才能真正培养部属的领导力,使他将来能成功接任管理者的工作。
2、交办的工作以及被交付领导工作的人要慎重选择。要下属知道你交办的不仅仅是工作,而且是信任和责任。特别要注意的是全新的工作、非紧急但重要的工作、协调各部门指派人力的工作,这三类工作不能完全交办给部属。
3、交办时要说清楚。 要让被交付工作的人自愿接受。在布置工作的时候,如果能帮助部属确立人生目标或者仅仅让部属愿意把眼前工作做的更好,那么就能保证交办的工作能够成功。
4、提高要求,让部属把能力发挥到极致。不严格要求的话,就没办法培养部属的能力,同时要记住部属会有样学样,因此管理者自己要以身作则,不推卸责任。
5、交办工作后,不能随便干预。你强给他建议,他就不会思考了。同样的,你一催促、建议,他的自主性就会受到影响。如果想提醒,那么最好停留在事实提示和主观提示阶段。
6、要定期沟通,保障进度。定期沟通,最好定期一对一面谈。要多听,少说。并且表达你的理解比唠叨好用。同时任何工作的交办,都要设置时间节点。
7、打造优秀团队,发挥团队的协同作战。每个人都有自己的优势,因此团队中能力互补,每个人都有发挥的空间。 制定工作的“简单化”和“专业化”的流程或者步骤,让部属很容易上手。同事间的分享,更易促进共同的进步。

全书通读下来,交办的核心就在于:“任务分解、目标明确、责任到人、监督到位”16个字在工作中的反复应用。其实这些道理管理者都知道,难就难在,能不能向前面介绍的诸多日本优秀管理专家写得经管书中传递的理念那样,复杂的事情简单做,简单的事情重复做,重复的事情精益做

《交办的技术》仅仅是分享了管理实践中的一些案例和方法,更重要的还是每个管理者要结合自己的工作特点、团队特点,实践出适合自己管理风格的工作交办技能,从而让自己的管理更高效、团队执行力更强、员工成长更快。

同时,作为员工也可以学习掌握交办的技巧,磨练自己与上级沟通、分解任务、敢于担当、完成交办的能力,做一个能被领导放心交办任务的人,那么你离职场晋升也就不远了。(完)

文:周强 / 订阅后回复“目录”阅读精华

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这四招让管理者带领团队轻松搞定工作任务

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最近比较忙,因为在着手公司基于移动互联网的创新业务的规划和实施,同时又在筹备几场三千人规模以上的大型活动。庆幸的是各项目团队的伙伴们对任务的分解和推进都很顺利,大家也从中学习总结了对于重点工作和大任务,该如何推进才才有效的方法。

在日常工作中,通常每个季度,每个月各部门都需要订制重点工作,比如确定运营规划、运营/销售体系的搭建、创新项目的立项开发、大型活动的策划组织和实施等等。这些重点工作大多至少一个月以上的跨度,关系到部门甚至公司未来发展的大计,这些每个人都很清楚,但是以往在执行过程中经常遇到推进不力的问题。

为什么迟迟无法执行“重点工作”呢?我想主要还是因为重点工作有以下几个明显特征导致的:

首先,重点工作都是些复杂的“大任务”。和办公室日常简单的工作比起来,大任务要么是新的工作,无章可循;要么就是需要各种资源,千头万绪难以下手。如果没有充分的准备和知识积累,或者不先规划和分配,根本无法顺利开展。而对应的“预算申请”、“整理发票”、“拜访客户”等等常规工作,工作内容很单纯,也经常做,所以马上就能动手处理。

其次,重点工作至少都是个把月以上的时间跨度,总给人感觉离完工时间还早,相对于每天的常规工作,可以再拖拖。更多时候因为畏于协调难度,或者对工作的经验不足,自然而然就不愿意推进它。

第三,重点工作的内容往往涵盖很多方面,包括前期实施制定的规划,也会因为在具体推进过程中会遇到各种情况需要不断的完善和调整。而对重点工作的规划迭代,需要比一般常规工作更强的敏锐度、执行力。

为了保障“重点工作”能够很好的执行,让团队各负责成员能够有序的推进,就需要针对以上几个特征做好工作安排:

1、先要明确任务、明确责任、明确目标

既然是关系到部门甚至是公司发展的重要工作,主管就必须首先明确这个工作任务的内容,并且和任务责任人以及任务团队传达清楚,同时也一并明确这个任务的第一责任人及相应的权利。最关键的是,要尽可能的定量明确任务的目标。这三个明确是保障“重点工作”很好执行的先决条件。

2、引导负责人把大任务拆解成小工作

要适度的协助任务负责人尽量简化复杂的工作,通过这个方式为其提供支持。比如前面说的三千人以上参与的户外运动型大活动,分解后就会变成以下项目:

活动组织

  • 活动策划方案
  • 活动方案执行申请
  • 勘察和设计活动场地
  • 对接广告公司和执行公司
  • 活动各保障单位统筹对接
  • 活动现场执行及分工细案
  • ……

活动宣传

  • 活动宣传计划方案
  • 宣传渠道资源的对接
  • 编写宣传报道规范和模板
  • 活动报名设计及实施
  • 活动现场的报道执行和分工细案
  • ……

活动招商

  • 编写招商方案
  • 确定招商权益的可行性
  • 组织招商说明会
  • 招商业务目标及分解
  • 招商进展推进及权益对接流程
  • ……

光是大略提及及简化内容,就能列出这么多项目了,这就需要协助责任人列举出这些清单。此外,也必须适时的带领还不习惯分解工作的部属,一起参与这样的过程。

一般人遇到太复杂的大任务,往往不知道如何下手。如果直接挑战,会为自己带来很大的焦虑,但只要先将大任务分解成为几个小任务来处理,就比较容易推进了。所以,支持任务负责人逐步分解工作,可以成为部属大幅推进工作进度的原动力。

3、设定时间节点

当协助任务责任人将工作分解为小任务之后,接下来就就是完成“设定时间节点”的工作了。这样一来,原来看起来很长时间才到期,甚至没有期限的工作就有了完成时间的紧迫性和安排的次序。这点重要性,在之前的“三点式”管理法里详细有说明(感兴趣的朋友可以订阅公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“032”,即可阅读)

在设定时间节点的时候,必须是和主管和任务责任人进行充分的沟通定出的时间,在此期间还需要设定若干个任务进度跟进的时间节点,并且当着部属的面,讲跟进节点写进自己的日程表里,这样一来,大任务的各项小任务就变成了责任人的“紧急重要事项”而被推进,工作的效率将会大幅度提升。

4、有效的督导和完善

除了前面提到的“任务进度跟进汇报”,有效的督导还可以“日报”制度,也就是重点工作,责任人要定期(最好是每日)工作日报,并于团队成员共享。既然把工作交办下去,就不能一天到晚追问进展情况,这不是良性沟通的方法。而日报制度,可以让主管在不需要多家催促的情况下,及时了解工作进展,有疑问的部分,只要通过日报稍微向部属确认既可。

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图:某活动的工作日报范例

此外对于任务的完善和规划升级,需要主管和任务责任人定期面谈,最好是一周一次的周会制度,面谈所讨论的主题基本可以围绕着交办任务的PDCA着手(计划Plan、执行Do、检查Check、行动Action),之前的计划完成情况怎么样?对于计划的检查和总结,可以参考我之前写的“好总结的五问法”来开展(感兴趣的朋友可以订阅公众号:周强笔记本(zhouqiangnotes),回复“045”,即可阅读),这样就能做到有效的规划升级。

只要实施以上的做法,主管就能够支持部属,为千头万绪难以入手的“重点工作”理清思路,找到工作推进的方法和路径,让事关发展的大任务真正的能够有效执行起来,同时还锻炼了部属和团队的工作能力。(完)

文:周强

微信公众号:周强笔记本 (ID:zhouqiangnotes)